Från papperscheckar, frimärken och kuvert som ska postas till ett enkelt knapptryck i datorn. Saltå Kvarn har sparat både tid och pengar på att gå över till den digitala reklamationstjänsten Customer Care – och fått ännu nöjdare kunder på köpet.
“Vi skickade ut kompensationscheckar i papper med posten till kunder som hade reklamerat en produkt. Checkarna hade ett fast värde på 50 kronor”, berättar Jonna Niiranen, ekonomiassistent med ansvar för konsumentkontakt på Saltå Kvarn. Processen krävde mejl till kund, utskrift av checkar och följebrev, kuvertering, frankering och postning – tidskrävande trots att antalet reklamationer var få.
I slutet av förra året gick Saltå Kvarn över till Clearons tjänst Customer Care. “Det är fantastiskt stor skillnad mot pappershanteringen. I dag tar det inte ens en minut att skicka ut checken från systemet till kunden”, säger Jonna. “Det är dessutom ett väldigt enkelt och smidigt system som var lätt att lära sig.”
“Om en kund hör av sig och inte har fått sin check är det bara för mig att gå in i systemet och kolla om checken har blivit inlöst eller inte”, förklarar Jonna. “Det är en bra service till kunderna och det är bra att vi kan hjälpa dem mycket snabbare.”
“Vi är inte längre låsta vid en valör utan kan skriva in vilken summa som helst i systemet”, säger Jonna. Det gör att Saltå Kvarn kan anpassa kompensationen efter reklamationen, utan att skicka för mycket eller för lite.
“Tidigare hände det att kunder som reklamerat en vara sa ‘okej kan du skicka kompensationen via mejl?’ men det kunde vi ju inte och det kändes lite gammalmodigt”, säger Jonna. “Så det är väldigt bra att vi nu äntligen kan göra det.”
Övergången har gett Saltå Kvarn en snabbare, mer flexibel och betydligt mindre tidskrävande reklamationshantering – och kunder som får sin kompensation direkt.
Digitaliseringen av reklamationsflödet gjorde att en process som tidigare tog lång tid nu kan hanteras på under en minut.
Genom att inte längre vara låst vid en fast valör kan Saltå Kvarn anpassa kompensationen exakt efter varje enskild reklamation.
Möjligheten att direkt se om en check har lösts in gör det enkelt att ge snabb och korrekt service när kunder hör av sig.
